Pn-Pt 10:00 - 16:00 
Odliczasz cały VAT od firmowego auta? 100% odliczenia VAT od samochodu wymaga nie tylko złożenia formularza i prowadzenia kilometrówki. Trasy zapisane w dokumentacji muszą odpowiadać rzeczywistemu wykorzystaniu pojazdu, a fiskus może sprawdzać je z użyciem danych zgromadzonych w swoich systemach.
Rozbieżność może oznaczać kontrolę odliczeń za wcześniejsze okresy, zaległość podatkową i odsetki. Dlatego warto sprawdzić dokumentację, zanim zrobi to urząd.
Kiedy przysługuje 100% odliczenia VAT od samochodu?
Pełne odliczenie VAT jest możliwe, gdy samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej opodatkowanej VAT. Nawet sporadyczny przejazd prywatny może spowodować, że urząd zakwestionuje prawo do odliczenia całego podatku.
Jeżeli samochód jest wykorzystywany zarówno firmowo, jak i prywatnie, przedsiębiorca zasadniczo odlicza 50% VAT od wydatków związanych z pojazdem. Dotyczy to między innymi zakupu lub leasingu auta, paliwa, napraw i innych kosztów eksploatacyjnych.
Pełne odliczenie pozwala zmniejszyć obciążenie podatkowe, ale wymaga większej dyscypliny. Trzeba wykazać, że sposób korzystania z samochodu rzeczywiście wyklucza użytek prywatny.
Jak fiskus może sprawdzić trasę firmowego auta?
Ministerstwo Finansów wskazuje, że podczas czynności sprawdzających urząd może korzystać z informacji znajdujących się w jego bazach danych i systemach informatycznych. Z doniesień prasowych wynika, że weryfikacja może obejmować porównanie ewidencji przebiegu pojazdu z danymi o przejazdach zarejestrowanych przez kamery.
Jednym z takich narzędzi jest ANPRS, czyli automatyczny system rozpoznawania numerów rejestracyjnych. System rejestruje tablice pojazdów na wybranych trasach, przejściach granicznych oraz za pomocą urządzeń mobilnych. Został uruchomiony przez KAS między innymi w celu przeciwdziałania przestępczości podatkowej i przemytowi. Informacje o działaniu systemu opublikowała Krajowa Administracja Skarbowa.
Sam zapis z kamery nie musi jeszcze przesądzać o prywatnym wykorzystaniu auta. Może jednak ujawnić rozbieżność, która skłoni urząd do zażądania wyjaśnień, dokumentów lub przeprowadzenia kontroli podatkowej.
Ewidencja przebiegu musi zgadzać się z rzeczywistością
Aby odliczać 100% VAT, przedsiębiorca powinien złożyć informację VAT-26, wprowadzić zasady używania pojazdu wykluczające przejazdy prywatne i prowadzić ewidencję przebiegu.
W ewidencji powinny znaleźć się między innymi trasa przejazdu, jego cel, liczba przejechanych kilometrów oraz stan licznika. Opis „spotkanie z klientem” może nie wystarczyć, jeśli nie pozwala ustalić, gdzie i dlaczego odbył się przejazd.
Dokumentacja powinna odpowiadać rzeczywistym trasom. Jeżeli samochód został zarejestrowany w innym miejscu lub czasie niż wynika to z ewidencji, przedsiębiorca powinien umieć wyjaśnić przyczynę rozbieżności i przedstawić dokumenty potwierdzające firmowy cel podróży.
Co grozi za prywatny przejazd lub błędną ewidencję?
Jeżeli urząd uzna, że samochód nie był wykorzystywany wyłącznie firmowo, może zakwestionować pełne odliczenie VAT. Weryfikacja może dotyczyć zarówno VAT od zakupu lub leasingu auta, jak i podatku od paliwa, serwisu czy napraw.
W konsekwencji może powstać zaległość podatkowa wraz z odsetkami. W zależności od okoliczności sprawy pojawia się również ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej.
Skala kosztów zależy od wartości samochodu, wysokości wydatków i okresu objętego weryfikacją. Im droższe auto i dłuższy czas stosowania pełnego odliczenia, tym większe może być finansowe znaczenie zakwestionowania rozliczeń.
Czy każda firma odliczająca 100% VAT zostanie skontrolowana?
Nie ma podstaw, aby twierdzić, że każdy przedsiębiorca stosujący pełne odliczenie zostanie objęty kontrolą albo że prowadzona jest powszechna akcja wymierzona we wszystkie firmy posiadające samochody.
Trzeba jednak przyjąć, że urząd dysponuje coraz większą ilością danych i może zestawiać informacje z różnych źródeł. Jeżeli podczas czynności sprawdzających pojawią się poważniejsze wątpliwości, sprawa może przejść w kontrolę podatkową, kontrolę celno-skarbową albo postępowanie podatkowe.
Bezpieczniejsza dokumentacja to taka, która odzwierciedla rzeczywiste korzystanie z pojazdu, a nie tylko formalnie spełnia wymagania.
Jak przygotować rozliczenia samochodów do weryfikacji?
Najpierw sprawdź, czy informacja VAT-26 jest aktualna i odpowiada sposobowi wykorzystywania samochodu. Następnie przejrzyj regulamin używania pojazdu oraz ewidencję przebiegu.
Porównaj zapisane trasy z kalendarzem spotkań, zleceniami, dokumentami sprzedażowymi i innymi materiałami, które mogą potwierdzić cel wyjazdów. Zwróć uwagę na przejazdy nietypowe, weekendowe oraz wykonywane w pobliżu miejsca zamieszkania pracownika lub przedsiębiorcy.
Jeśli znajdziesz błędy, nie poprawiaj dokumentacji automatycznie i bez analizy. Sposób działania powinien zależeć od rodzaju nieprawidłowości oraz okresu, którego ona dotyczy. Pomóc może wcześniejszy audyt podatkowy.
Jak pomagamy
W SN Kancelaria łączymy doświadczenie adwokatów i doradców podatkowych. Sprawdzamy zasady używania samochodów, ewidencje przebiegu i rozliczenia VAT, a także oceniamy ryzyko przed kontrolą. Jeżeli urząd już zadaje pytania, pomagamy przygotować wyjaśnienia i reprezentujemy przedsiębiorcę w toku postępowania. Wsparcie zapewnia doświadczony doradca podatkowy.
Chcesz sprawdzić, czy dokumentacja firmowych samochodów chroni Twoje odliczenie VAT? Umów spotkanie.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej w indywidualnej sprawie.
