Pn-Pt 10:00 - 16:00 
Kary umowne w kosztach uzyskania przychodów to zagadnienie, które od lat budzi kontrowersje w relacjach przedsiębiorców z organami podatkowymi. Ostatnie miesiące przyniosły jednak istotną zmianę w podejściu skarbówki – zmianę, która może mieć bezpośrednie znaczenie dla firm działających na rynku kontraktów infrastrukturalnych i nie tylko.
Kary umowne w kosztach uzyskania przychodów – co mówią przepisy
Artykuł 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wprost wyklucza możliwość zaliczania do kosztów podatkowych kar umownych z tytułu wad dostarczonych towarów lub wykonanych robót i usług, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, a także zwłoki w usunięciu tych wad. Przepis ten obowiązuje od lat i jego treść nie uległa zmianie. Zmienia się natomiast sposób, w jaki organy podatkowe interpretują użyte w nim pojęcia – a ta różnica bywa dla przedsiębiorców kosztowna lub korzystna.
Stan faktyczny sprawy – kontrakt w branży energetycznej
Sprawa, która stała się kanwą głośnej zmiany interpretacji podatkowej, dotyczyła spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działającej w sektorze energetycznym. Firma specjalizowała się w realizacji specjalistycznych kontraktów, obejmujących montaż systemów zasilania awaryjnego oraz świadczenie usług serwisowych i gwarancyjnych na rzecz dużych podmiotów gospodarczych i instytucji. W ramach jednej z umów wykonała prawidłowo wszystkie prace instalacyjne – co potwierdzono protokołem odbioru. Spór z kontrahentem powstał jednak na tle obowiązków gwarancyjnych: strony inaczej rozumiały, czy okresowe przeglądy systemu wchodzą w zakres wynagrodzenia ryczałtowego, czy stanowią odrębne, płatne usługi serwisowe.
Kontrahent naliczył kary umowne za opóźnienie w realizacji przeglądów gwarancyjnych i skierował sprawę do sądu. Ten przyznał rację zamawiającemu, nakazując spółce zapłatę kar umownych wraz z odsetkami oraz zwrot kosztów procesu. Wszystkie te należności zostały przez spółkę uregulowane – po czym firma wystąpiła o interpretację podatkową w kwestii możliwości zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Kary umowne w kosztach uzyskania przychodów – argumentacja spółki
Spółka wskazała, że naliczona kara dotyczyła wyłącznie opóźnienia w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych, a nie jakości wykonanych robót czy dostarczonych urządzeń. Nie mieści się zatem w katalogu z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Podkreśliła jednocześnie, że wydatek ma wyraźny związek z działalnością gospodarczą – ponoszenie ryzyka kontraktowego, w tym ewentualnych kar umownych, jest nieodłączną cechą prowadzenia biznesu na rynku dużych kontraktów infrastrukturalnych. Analogiczne argumenty przedstawiła w odniesieniu do kosztów postępowania sądowego, wskazując, że spór miał bezpośredni związek z ochroną jej interesów majątkowych.
Pierwotna interpretacja podatkowa dyrektora KIS – podejście rozszerzające pojęcie wadliwości
Organ podatkowy w pierwszej wydanej interpretacji indywidualnej nie podzielił stanowiska spółki. Uzasadniając swoją decyzję, odwołał się do szerokiego rozumienia pojęcia wadliwości w prawie podatkowym – obejmującego, jego zdaniem, każdy przypadek nienależytego wykonania zobowiązania, niezależnie od podstawy odpowiedzialności dłużnika. Na tej podstawie uznał, że opóźnienie w przeprowadzeniu przeglądów gwarancyjnych może być kwalifikowane jako wada wykonanych usług, a zatem kara umowna z tego tytułu podlega wyłączeniu z kosztów podatkowych. Takiej wykładni sprzeciwiają się doradcy podatkowi w Katowicach i innych ośrodkach, wskazując, że prowadzi ona do niedopuszczalnego rozszerzenia katalogu wyłączeń ustawowych ponad ich literalne brzmienie.
Zmiana interpretacji przez Szefa KAS – przełom w podejściu do kar umownych
Spółka zaskarżyła niekorzystną interpretację do sądu administracyjnego. Skutek był zaskakujący: w ciągu zaledwie kilku dni od złożenia skargi Szef Krajowej Administracji Skarbowej zmienił zaskarżoną interpretację i przyznał spółce rację. W zmianie interpretacji (nr 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.3.RK) stwierdzono, że stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe. Organ odstąpił jednak od uzasadnienia prawnego tej oceny, co z perspektywy doradztwa podatkowego w Katowicach jest krokiem rozczarowującym – brak motywów utrudnia bowiem przeniesienie tego rozstrzygnięcia na inne stany faktyczne. Co istotne, analogiczna zmiana interpretacji w zbliżonej sprawie (nr 0114-KDIP2-2.4010.531.2025.3.AS) nastąpiła kilkanaście dni wcześniej, co wskazuje, że nie był to przypadkowy epizod.
Kary umowne w kosztach uzyskania przychodów a ryzyka postępowania podatkowego
Opisana sprawa jest dobrą ilustracją problemu, z którym mierzą się przedsiębiorcy: przepisy się nie zmieniają, ale ich interpretacje podatkowe owszem. Firma, która w dobrej wierze zakwalifikuje karę umowną jako koszt podatkowy, może zostać skonfrontowana z odmienną oceną organu – i to zanim jeszcze jej sprawa trafi do sądu. Postępowania podatkowe w takich przypadkach bywają długotrwałe i kosztowne, a korzystne rozstrzygnięcie nie jest z góry przesądzone. Kancelarie prawno-podatkowe świadczące doradztwo podatkowe w Katowicach wskazują, że kluczem jest rzetelna analiza każdego przypadku przed złożeniem zeznania, a nie dopiero na etapie sporu z organem.
Kiedy warto wystąpić o interpretację indywidualną i czy to wystarczy
Opisana historia pokazuje, że nawet uzyskana interpretacja podatkowa może zostać zmieniona – w tym przypadku na korzyść podatnika, lecz bez wyczerpującego uzasadnienia. Dla przedsiębiorcy działającego na rynku dużych kontraktów optymalna strategia łączy uzyskanie interpretacji z bieżącym doradztwem prawnym. Prawnik w Katowicach lub doradca podatkowy w Katowicach pomoże ocenić, czy konkretna kara umowna mieści się w katalogu ustawowych wyłączeń, oraz przygotować pełną argumentację na wypadek ewentualnego postępowania podatkowego przed organami pierwszej i drugiej instancji.
Audyt podatkowy jako narzędzie prewencji
Firmy działające w branżach opartych na złożonych kontraktach – energetycznej, budowlanej, telekomunikacyjnej – powinny regularnie poddawać swoje rozliczenia audytowi podatkowemu. Taki audyt pozwala z wyprzedzeniem zidentyfikować obszary ryzyka, w tym właśnie kwalifikację kar umownych do kosztów uzyskania przychodów, i podjąć odpowiednie działania zanim sprawa stanie się przedmiotem kontroli. Optymalizacja podatkowa w Katowicach to nie tylko szukanie ulg i preferencji, lecz przede wszystkim budowanie bezpiecznej i zgodnej z prawem struktury rozliczeń, która wytrzyma ewentualną weryfikację przez organy skarbowe.
