Pn-Pt 10:00 - 16:00 
Estoński CIT może pozwolić spółce odroczyć zapłatę podatku do momentu wypłaty zysku. Preferencja nie działa jednak automatycznie. Estoński CIT i warunek zatrudnienia tworzą jedno z największych praktycznych ryzyk utraty prawa do tej formy opodatkowania.
Nie wystarczy, że w firmie pracują trzy osoby. Znaczenie mają również rodzaje zawartych umów, liczba etatów przeliczeniowych, okres zatrudnienia oraz sposób wypłaty wynagrodzeń.
Estoński CIT – warunek zatrudnienia w podstawowym wariancie
Spółka korzystająca z estońskiego CIT powinna zasadniczo spełnić jeden z dwóch warunków. Pierwszy polega na zatrudnianiu co najmniej trzech osób na podstawie umowy o pracę, w przeliczeniu na pełne etaty, przez minimum 300 dni w roku podatkowym.
Drugi wariant dotyczy osób zatrudnionych na innej podstawie, na przykład na umowie zlecenia. Spółka powinna wypłacać wynagrodzenia co najmniej trzem takim osobom, a ich łączna miesięczna wysokość musi odpowiadać co najmniej trzykrotności przeciętnego wynagrodzenia. Dodatkowo spółka musi być płatnikiem PIT albo składek na ubezpieczenia.
Niespełnienie warunku może oznaczać utratę prawa do estońskiego CIT. Dlatego zatrudnienie powinno być kontrolowane przez cały rok, a nie dopiero podczas zamykania ksiąg.
Umów o pracę i zleceń nie można dowolnie łączyć
Jedna z najczęstszych pułapek polega na założeniu, że dla osiągnięcia wymaganej liczby osób można swobodnie połączyć różne formy zatrudnienia. Przykładowo: dwóch pracowników na umowie o pracę i jedna osoba na zleceniu nie muszą razem spełniać warunku zatrudnienia.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej konsekwentnie traktuje oba warianty jako odrębne. Spółka powinna więc spełnić w całości warunek dotyczący umów o pracę albo warunek przewidziany dla umów cywilnoprawnych.
Problem może pojawić się także wtedy, gdy zleceniobiorca w trakcie roku przechodzi na umowę o pracę. Okres wykonywania zlecenia nie zostanie automatycznie doliczony do okresu zatrudnienia pracowniczego. Sama ciągłość wykonywania obowiązków może nie wystarczyć.
Jak liczyć 300 dni zatrudnienia?
Organy podatkowe prezentują rygorystyczne podejście do liczenia 300 dni. Według fiskusa spółka nie może po prostu zatrudnić większej liczby pracowników na krótsze okresy i zsumować wszystkich dni ich pracy, zwłaszcza gdy okresy zatrudnienia się pokrywają.
Inaczej do tego zagadnienia podszedł NSA w wyroku z 15 maja 2025 r., sygn. II FSK 163/25. Sąd uznał, że przepisy nie wymagają przypisania okresu 300 dni do każdego odrębnego etatu. Okres może być liczony łącznie dla wymaganych etatów przeliczeniowych.
To korzystne rozstrzygnięcie, ale nie oznacza, że każdy spór jest automatycznie zakończony na korzyść spółki. Interpretacja indywidualna chroni tylko podmiot, który ją otrzymał, a organy nadal mogą prezentować bardziej restrykcyjne stanowisko. Przy nietypowym modelu zatrudnienia warto rozważyć złożenie wniosku o interpretację podatkową.
Mały podatnik i nowa spółka mają łagodniejsze zasady
Mały podatnik w pierwszym roku stosowania estońskiego CIT może spełnić obniżony warunek zatrudnienia. Zasadniczo wystarczy jedna osoba zatrudniona na pełen etat albo odpowiedni poziom wydatków na wynagrodzenie osoby pracującej na innej podstawie.
Jeszcze inne zasady dotyczą spółki rozpoczynającej działalność. W pierwszym roku może ona korzystać ze zwolnienia z wymogu zatrudnienia, a następnie stopniowo zwiększać zatrudnienie aż do osiągnięcia docelowego poziomu.
Pułapka pojawia się wtedy, gdy spółka wybiera estoński CIT dopiero po rozpoczęciu działalności. Organy przyjmują, że spółka z o.o. rozpoczyna działalność już w dniu zawarcia umowy, a nie dopiero z chwilą wpisu do KRS. Nawet kilkudniowa różnica może spowodować, że spółka nie zostanie potraktowana jako podmiot rozpoczynający działalność dla celów preferencji.
Szczególnej analizy wymaga także przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę. NSA w wyroku z 11 marca 2025 r., sygn. II FSK 1412/24, zaakceptował traktowanie spółki powstałej z przekształcenia jako podatnika rozpoczynającego działalność na gruncie CIT. Otoczenie prawne w tym zakresie może się jednak zmienić.
Wynagrodzenia musi faktycznie ponosić spółka
Spełnienie limitu wynagrodzeń może być kwestionowane, jeśli środki nie wychodzą bezpośrednio z majątku spółki. Ryzyko powstaje na przykład wtedy, gdy wynagrodzenia zleceniobiorców opłaca ze swoich pieniędzy członek zarządu, a firma zwraca mu poniesione wydatki dopiero po kilku miesiącach.
Według stanowiska fiskusa w takim przypadku kosztów zatrudnienia nie ponosi na bieżąco sama spółka. Późniejszy zwrot środków członkowi zarządu może nie wystarczyć do spełnienia warunku.
Wynagrodzenia, podatki i składki powinny być więc wypłacane z rachunku spółki, zgodnie z terminami wynikającymi z umów. Warto również zachować dokumentację potwierdzającą faktyczne poniesienie wydatków.
Jak ograniczyć ryzyko utraty estońskiego CIT?
Warunek zatrudnienia należy sprawdzać na bieżąco, szczególnie po odejściu pracownika, zmianie wymiaru etatu albo przejściu z umowy zlecenia na umowę o pracę. Zatrudnienie nowych osób pod koniec roku może nie naprawić wcześniejszej przerwy.
Bezpieczne podejście obejmuje:
- comiesięczne sprawdzanie liczby pełnych etatów,
- oddzielne analizowanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych,
- kontrolowanie okresów zatrudnienia i zmian kadrowych,
- wypłacanie wynagrodzeń bezpośrednio przez spółkę,
- weryfikację preferencji dla małego lub rozpoczynającego podatnika.
Dobrym rozwiązaniem może być audyt podatkowy jeszcze przed zakończeniem roku. Pozwala on wykryć problem w czasie, gdy spółka może podjąć działania ograniczające ryzyko.
Jak pomagamy
SN Kancelaria łączy doświadczenie adwokatów i doradców podatkowych. Weryfikujemy warunki wejścia i pozostania w estońskim CIT, analizujemy zatrudnienie oraz przygotowujemy wnioski o interpretacje indywidualne. Pomagamy również w sporach, gdy organ kwestionuje prawo spółki do ryczałtu.
Chcesz sprawdzić, czy Twoja spółka prawidłowo spełnia warunek zatrudnienia? Umów spotkanie.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej w indywidualnej sprawie.
