Pn-Pt 10:00 - 16:00 
KSeF a najem prywatny to zagadnienie, które coraz częściej nurtuje właścicieli nieruchomości wynajmujących mieszkania lub domy. W związku ze zbliżającymi się terminami wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (dla największych firm od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r.), pojawia się pytanie, czy obowiązek ten obejmie także osoby fizyczne. Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, kto jest najemcą lokalu. Wątpliwości w tym zakresie pomoże rozwiać profesjonalne doradztwo podatkowe katowice.
KSeF a najem prywatny na rzecz osoby fizycznej
Zasadniczo, osoby wynajmujące swoje prywatne nieruchomości (poza działalnością gospodarczą) innym osobom fizycznym na ich własne cele mieszkaniowe, nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Jak wyjaśniają eksperci, jeśli właściciel lokalu rozlicza taki najem ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, obowiązki związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych go nie dotyczą. W tej sytuacji dokumentowanie transakcji odbywa się zazwyczaj na podstawie samej umowy.
KSeF a najem prywatny na rzecz podmiotu z NIP
Inaczej wygląda sytuacja, gdy najemcą mieszkania jest firma lub inny podmiot posługujący się numerem NIP, na przykład stowarzyszenie. Jeżeli taki podmiot wynajmuje lokal (np. dla swojego pracownika) i zażąda wystawienia faktury, aby udokumentować wydatek, wynajmujący będzie musiał wystawić fakturę za pomocą KSeF. Wymaga to od właściciela mieszkania przede wszystkim uzyskania numeru NIP, jeśli dotychczas go nie posiadał, gdyż jest on niezbędny do uwierzytelnienia w systemie. Warto sprawdzić, czy procedury firmy są na to gotowe, w czym pomoże audyt podatkowy. Istnieje jednak wyjątek dla osób o niskich obrotach fakturowych. Jeśli łączna wartość sprzedaży (nie tylko z najmu) udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie, obowiązek KSeF zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r. (dla mikroprzedsiębiorców) lub będzie można korzystać z wyłączenia do końca 2026 r..
Rachunek jako alternatywa dla faktury KSeF
W przypadku najmu na rzecz firmy istnieje pewne rozwiązanie alternatywne, które pozwala uniknąć KSeF. Jeśli wynajmujący jest osobą nieprowadzącą działalności gospodarczej i nie jest podatnikiem VAT, może udokumentować transakcję rachunkiem. Kluczowym warunkiem jest jednak zgoda drugiej strony (najemcy) na przyjęcie takiego dokumentu. Rachunki nie będą wystawiane w KSeF, a firma nadal otrzyma dokument potwierdzający poniesienie kosztu. Jest to swego rodzaju optymalizacja podatkowa katowice w zakresie obowiązków proceduralnych. Jeśli najemca ma wątpliwości, czy rachunek będzie wystarczający, powinien skonsultować się ze swoim doradcą podatkowym w Katowicach.
KSeF a najem prywatny u czynnego podatnika VAT
Najbardziej złożona sytuacja dotyczy wynajmujących, którzy są czynnymi podatnikami VAT (np. z tytułu prowadzonej równolegle działalności gospodarczej). Taka osoba nie może wystawić rachunku. Jak tłumaczą eksperci, nawet jeśli sam najem dotyczy nieruchomości prywatnej i jest opodatkowany ryczałtem, to w momencie gdy stroną umowy jest firma, podatnik VAT będzie musiał wystawić z tego tytułu fakturę w KSeF. Zaniechanie tego obowiązku może w przyszłości skutkować postępowaniem podatkowym. Zawiłości te i niejasne interpretacje podatkowe najlepiej przeanalizować z ekspertem, którym jest prawnik katowice lub adwokat Katowice. Warto pamiętać, że postępowanie podatkowe może być stresujące, dlatego doradca podatkowy katowice zapewni niezbędne wsparcie merytoryczne.
