Pn-Pt 10:00 - 16:00 
Rewolucja w dokumentacji pracowniczej dla firm z Katowic i całej Polski
Obsługa kadrowa stanie się prostsza ? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad nowelizacją ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów, która wprowadzi znaczące zmiany w sposobie zawierania i zarządzania umowami pracowniczymi. Projekt zakłada, że centralny program kadrowo-płacowy, pierwotnie planowany dla najmniejszych przedsiębiorstw, będzie dostępny dla wszystkich pracodawców bez względu na ich wielkość. Dla właścicieli firm z Katowic i Sosnowca zainteresowanych optymalizacją procesów kadrowych to istotna informacja.
Czym jest system teleinformatyczny do obsługi umów?
System, nad którego wdrożeniem pracuje resort pracy, został przewidziany w ustawie z 16 listopada 2022 r. (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1661 ze zm.). Zgodnie z obecnymi przepisami, maksymalny termin na uruchomienie systemu to 23 stycznia 2026 r., jednak planowane jest jego wcześniejsze wdrożenie – na początku przyszłego roku.
Dla przedsiębiorców korzystających z usług doradcy podatkowego w Katowicach lub prawnika w Sosnowcu, warto poznać kluczowe funkcjonalności, które będzie oferował system:
- Elektroniczne zawieranie umów – o pracę, zlecenia i uaktywniających w sposób całkowicie cyfrowy
- Zarządzanie dokumentacją pracowniczą – prowadzenie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej
- Automatyzacja procesów kadrowych – obliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego, wydawanie świadectw pracy
- Wsparcie w rozliczeniach – ustalanie należności podatkowych za zatrudnionych
- Integracja z urzędami – przekazywanie danych do urzędu skarbowego i ZUS
„Niewątpliwie dużym atutem programu będzie możliwość cyfrowej archiwizacji zgromadzonych w nim dokumentów kadrowych i częściowo płacowych” – podkreślają eksperci zajmujący się postępowaniami podatkowymi.
Jakie zmiany przewiduje nowelizacja?
Obecnie system jest adresowany wyłącznie do osób fizycznych, rolników, mikroprzedsiębiorców lub podmiotów zatrudniających do dziewięciu osób. Planowane zmiany mają znieść to ograniczenie, umożliwiając korzystanie z systemu wszystkim zainteresowanym pracodawcom, niezależnie od ich wielkości czy statusu.
Kluczowe elementy nowelizacji obejmują:
- Dobrowolność korzystania z systemu – pracodawca będzie mógł w każdej chwili zrezygnować z usług programu
- Rozszerzenie typów umów – poza podstawowymi umowami, system umożliwi zawieranie umów o wolontariacie, o zakazie konkurencji, umów szkoleniowych czy o współodpowiedzialności materialnej
- Dodatkowe funkcjonalności – m.in. potwierdzanie obecności w pracy, zgłaszanie pracy zdalnej
- Cyrkulacja danych między instytucjami – system będzie pozyskiwał dane z ZUS, KRUS, KRS i CEIDG oraz przekazywał informacje do odpowiednich organów
Dla firm przeprowadzających audyt podatkowy, te zmiany oznaczają konieczność dostosowania procedur wewnętrznych do nowych możliwości cyfryzacji procesów kadrowych.
Przechowywanie i ochrona danych
Istotnym aspektem systemu będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Obsługa danej umowy w systemie zakończy się po upływie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Po tym okresie dokumentacja zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Jak zauważają specjaliści zajmujący się interpretacjami podatkowymi, rozszerzenie zakresu gromadzonych danych i ich wymiana między instytucjami może budzić obawy pracodawców dotyczące ochrony danych osobowych oraz intencji wykorzystania tych informacji przez organy władzy publicznej.
Funkcjonalności dla cudzoziemców i przyszły rozwój
W systemie zostanie uruchomiona funkcjonalność ułatwiająca zawieranie umów o pracę z cudzoziemcami oraz przekazywanie danych tych umów do Komendy Głównej Straży Granicznej czy Państwowej Inspekcji Pracy. W przyszłości planowane jest również dodanie kalkulatorów umożliwiających obliczanie:
- Wynagrodzeń
- Urlopu wypoczynkowego
- Składek z tytułu zatrudnienia
- Należności podatkowych
Doradcy podatkowi z Katowic podkreślają, że takie rozwiązania mogą znacząco usprawnić obsługę kadrowo-płacową, szczególnie w mniejszych firmach, które nie korzystają z rozbudowanych systemów HR.
Opinie ekspertów
Eksperci prawa pracy pozytywnie oceniają kierunek zmian, zwracając uwagę na korzyści płynące z elektronizacji procesów zatrudnieniowych:
„Każda inicjatywa, która służy elektronizacji procesów zatrudnieniowych, a tym samym w pewnym stopniu odciążeniu pracodawców, zasługuje na uznanie” – podkreślają prawnicy z Sosnowca.
Jednocześnie zauważają, że system może być atrakcyjny głównie dla małych i średnich przedsiębiorstw, ponieważ duże firmy często korzystają już z systemów „szytych na miarę” pod ich potrzeby.
Niezależnie od wprowadzanych zmian, eksperci przypominają, że już teraz pracodawcy mają możliwość pełnej digitalizacji procesów HR, wykorzystując nie tylko podpisy kwalifikowane, lecz także osobiste oraz biometryczne (własnoręczne na tablecie).
Korzyści dla pracodawców przeprowadzających postępowania podatkowe
Zintegrowany system obiegu dokumentów pracowniczych może przynieść korzyści również w kontekście ewentualnych kontroli czy postępowań podatkowych. Elektroniczna archiwizacja dokumentów z automatycznym przekazywaniem danych do urzędów zmniejsza ryzyko błędów i usprawnia proces weryfikacji.
Kiedy można spodziewać się zmian?
Obecnie projekt znajduje się na etapie założeń wpisanych do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. Choć maksymalny termin na uruchomienie systemu to styczeń 2026 r., ministerstwo planuje jego wcześniejsze wdrożenie. O dokładnej dacie resort pracy ma poinformować w swoim dzienniku urzędowym i na BIP na 30 dni przed uruchomieniem.
Dla firm z województwa śląskiego, które korzystają z usług doradcy podatkowego w Katowicach, warto śledzić rozwój sytuacji i przygotować się do nadchodzących zmian.
Podsumowanie
Planowany system teleinformatyczny do obsługi umów ma szansę stać się istotnym narzędziem cyfrowej transformacji w obszarze kadrowo-płacowym. Rozszerzenie dostępu do wszystkich pracodawców oraz zwiększenie funkcjonalności systemu może przynieść znaczące korzyści w postaci:
- Uproszczenia formalności związanych z zatrudnieniem
- Redukcji kosztów administracyjnych
- Usprawnienia komunikacji z instytucjami państwowymi
- Bezpiecznego przechowywania dokumentacji pracowniczej
Ostateczna ocena systemu będzie możliwa dopiero po jego wdrożeniu i pierwszych doświadczeniach użytkowników. Jak zauważają eksperci, „postulowane rozwiązania dotyczące e-umów na ten moment wydają się świetnym rozwiązaniem, lecz warto poczekać na konkretną treść proponowanych przepisów i tzw. reality check.”
Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie dostosowania procedur kadrowych do nadchodzących zmian legislacyjnych oraz optymalizację procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą.
