Pn-Pt 10:00 - 16:00 Wynajmujący, który przenosi na najemcę koszty prądu, wody, ogrzewania czy wywozu odpadów, musi zdecydować, jaką stawkę VAT zastosować. Media mogą dzielić los najmu (np. zwolnienia przy najmie mieszkania na cele mieszkaniowe) albo być odrębnym świadczeniem z własną stawką. Rozstrzyga o tym przede wszystkim sposób rozliczenia zużycia.
Test z wyroku TSUE
Podstawą jest wyrok TSUE z 16 kwietnia 2015 r. w sprawie C-42/14 (Wojskowa Agencja Mieszkaniowa). Trybunał przyjął, że:
- co do zasady najem i dostawa mediów to odrębne świadczenia, jeżeli najemca decyduje o ilości zużycia – są indywidualne liczniki, rozliczenie według faktycznego zużycia i osobne pozycje na fakturze,
- sama klauzula pozwalająca rozwiązać najem za nieopłacenie mediów tej oceny nie zmienia,
- jedno świadczenie występuje m.in. przy biurach „pod klucz” oraz najmie krótkoterminowym, wakacyjnym lub służbowym, a także gdy wynajmujący nie może sam wybrać dostawcy (np. media w częściach wspólnych).
Wcześniej, w wyroku C-392/11 (Field Fisher Waterhouse), TSUE wskazał, że najem i usługi z nim związane mogą tworzyć jedno świadczenie, a to, że usługę mógłby wykonać ktoś inny, samo tego nie wyklucza.
Polskie orzecznictwo
- NSA, I FSK 944/15 (2015 r.) – w dalszym ciągu sprawy WAM sąd uznał, że decyduje kryterium zużycia, a nie możliwość wyboru dostawcy. Wywóz odpadów, gdy najemca nie wybiera odbiorcy (system gminny), dzieli los najmu.
- NSA, 7 sierpnia 2018 r., I FSK 1043/17 – media rozliczane ryczałtem w czynszu tworzą jedno świadczenie z najmem: zwolnienie przy lokalach mieszkalnych, 23% przy lokalach użytkowych.
Najem mieszkania na cele mieszkaniowe
Przy najmie zwolnionym z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT interpretacje KIS idą dwiema drogami:
- Wynajmujący nie jest członkiem wspólnoty (np. podnajem) – energia, gaz, woda i ścieki oraz ogrzewanie rozliczane według zużycia to odrębne świadczenia opodatkowane własnymi stawkami (interpretacja z 7 kwietnia 2023 r., 0113-KDIPT1-3.4012.65.2023.2.AG). Wywóz odpadów i koszty części wspólnych pozostają elementem zwolnionego najmu.
- Właściciel lokalu we wspólnocie mieszkaniowej – opłaty przenoszone ze wspólnoty (zaliczki na media, koszty części wspólnych, fundusz remontowy, odpady) mogą korzystać ze zwolnienia na podstawie § 3 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie zwolnień, jeżeli lokal służy wyłącznie celom mieszkaniowym (np. interpretacje z 29 listopada 2023 r., 0114-KDIP1-1.4012.489.2023.2.AWY, i z 13 marca 2026 r., 0114-KDIP1-1.4012.18.2026.2.MKA). Internet zwolnienia nie ma.
Najem lokali użytkowych
Przy najmie komercyjnym typowe są dwa warianty (interpretacja z 24 maja 2023 r., 0114-KDIP1-1.4012.172.2023.1.AWY):
- media wliczone w czynsz ryczałtem – jedno świadczenie, 23%,
- media rozliczane według liczników lub powierzchni – odrębne świadczenia, każde według własnej stawki.
Stawki przy odrębnej refakturze
- energia elektryczna, ciepło, gaz – 23%,
- woda i odprowadzanie ścieków – 8%,
- usługa odbioru odpadów – 8%, ale gminna opłata za gospodarowanie odpadami przenoszona na najemcę zwykle dzieli los czynszu.
Przy najmie krótkoterminowym media wliczone w cenę pobytu są częścią usługi zakwaterowania opodatkowanej stawką 8%.
Limit zwolnienia i KSeF
- Limit 240 tys. zł. Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 tys. zł. Do limitu wlicza się zwolniony najem mieszkań (chyba że ma charakter pomocniczy – interpretacja z 17 lutego 2026 r., 0114-KDIP1-3.4012.17.2026.1.JG) oraz refakturowane media.
- Faktury. Podatnik zwolniony z VAT wystawia fakturę tylko na żądanie nabywcy – KSeF tego nie zmienił. Jeśli jednak wystawia dokument przedsiębiorcy, musi to być faktura, a nie rachunek; Ministerstwo Finansów i Szef KAS potwierdzili to w 2026 r. Faktury dla najemców prowadzących działalność trafiają do KSeF, dla konsumentów – nie.
Jak to uporządkować
- Sprawdź, czy w umowie media są ryczałtem w czynszu, czy rozliczane według zużycia.
- Ustal, kto ma umowy z dostawcami i czy najemca wpływa na ilość zużycia.
- Dobierz stawki osobno dla każdego medium i opisz je na fakturze w osobnych pozycjach.
- Przy lokalach we wspólnocie sprawdź, czy możesz zastosować zwolnienie z rozporządzenia.
- Policz limit 240 tys. zł razem z refakturowanymi mediami.
Jak pomagamy
Sprawdzamy rozliczenia VAT przy najmie, w tym refakturę mediów, w ramach audytu podatkowego. W sprawach niejednoznacznych występujemy o indywidualną interpretację.
Masz podobną sprawę? Umów spotkanie.
Stan prawny na 2 października 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej w indywidualnej sprawie.
